Fortalecimiento de Mecanismos de Control ante Fiscalizaciones (Ley N° 21.659)
Para asegurar el éxito durante una inspección de Carabineros, tanto las Empresas de Seguridad Privada como las Entidades Obligadas deben implementar y robustecer siete pilares de gestión interna:
1. Centralización y Disponibilidad Documental Es imperativo contar con un repositorio (físico o digital) ordenado y actualizado que permita acceso inmediato a documentos críticos como autorizaciones de servicio, acreditaciones del personal, contratos y registros operativos. La disponibilidad inmediata es un requisito fiscalizable (Art. 26 y 27 Ley; Arts. 80-91 D.S. 209).
2. Capacitación Específica sobre Fiscalización No basta con la formación técnica; el personal debe ser instruido sobre cómo interactuar con la autoridad. Esto incluye conocer sus obligaciones, qué documentos exhibir y la prohibición expresa de obstaculizar el procedimiento, evitando así multas por desconocimiento o mala gestión en el momento de la inspección (Art. 22 y 27).
3. Auditorías Preventivas (Autocontrol) Implementar revisiones internas periódicas (mensuales o trimestrales) para verificar la coherencia entre lo contratado y lo ejecutado, el estado de los medios tecnológicos y la vigencia de la dotación. El objetivo es detectar y corregir desviaciones antes de que lo haga la autoridad externa (Art. 7 y 10).
4. Sistema de Alertas de Vencimientos Para mitigar el riesgo de infracciones por operar con permisos caducados, se debe activar un sistema de gestión que alerte anticipadamente sobre el vencimiento de credenciales OS-10, autorizaciones de la empresa, pólizas de seguro y contratos (Arts. 15-17 y 30).
5. Trazabilidad Operativa La operación debe estar respaldada por protocolos estandarizados y evidencia tangible. Libros de novedades, bitácoras de rondas, controles de relevo y reportes de supervisión deben estar al día y a disposición del fiscalizador para demostrar el cumplimiento de los procedimientos (Art. 22).
6. Coordinación Prestador-Cliente (Corresponsabilidad) Dado que la responsabilidad es compartida, es vital mantener canales formales de comunicación entre la empresa de seguridad y la entidad contratante. Esto facilita la actualización conjunta de documentos, la gestión de accesos y la preparación alineada ante visitas de la autoridad (Art. 10).
7. Protocolo de Actuación ante la Autoridad Definir un “Plan de Respuesta” claro que establezca quién recibe al fiscalizador, el orden de entrega de la documentación y el procedimiento de escalamiento a la supervisión. Esto garantiza una colaboración fluida y demuestra profesionalismo, cumpliendo con el deber de facilitar la fiscalización (Art. 27).
Conclusión: La implementación rigurosa de estos mecanismos —gestión documental, capacitación, auditoría, alertas, trazabilidad, coordinación y planificación— no solo asegura el cumplimiento de la Ley N° 21.659 y el D.S. N° 209, sino que blinda a la organización contra sanciones y eleva el estándar profesional del servicio.
