1. Sistema de administración documental vigente y accesible
(Ley 21.659, art. 26 y 27)
Durante una fiscalización, la autoridad debe revisar obligatoriamente:
• las autorizaciones actualizadas del servicio,
• las acreditaciones y habilitaciones del personal (arts. 15–17),
• los contratos que respaldan la prestación del servicio (art. 7),
• los registros operativos y protocolos que exige la normativa (art. 22).
Para cumplir con esto, la empresa debe contar con un archivo central — físico o digital — donde todo el material esté:
• completamente actualizado,
• organizado según el servicio o instalación,
• disponible de forma inmediata para el equipo fiscalizador.
El D.S. 209 (arts. 80–91) especifica qué documentos deben permanecer en el sitio del servicio para ser exhibidos cuando se solicite.
2. Capacitación continua y estructurada al personal
(Ley 21.659, art. 22 y 27)
El personal debe manejar claramente:
• sus deberes como trabajadores acreditados (art. 17),
• los pasos a seguir durante una fiscalización,
• qué elementos deben portar o presentar,
• y la obligación de no interferir con la labor fiscalizadora (art. 27).
Para garantizar esto se requiere:
✔ ejecutar capacitaciones periódicas que incluyan:
• procedimiento oficial de fiscalización,
• funciones y responsabilidades de cada rol,
• actualizaciones normativas,
• y el manejo correcto de la documentación operativa.
Con esta preparación se evitan faltas derivadas del desconocimiento del procedimiento.
3. Revisiones internas preventivas y sistemáticas
(Ley 21.659, art. 7 y 10)
La normativa establece que tanto el prestador como la entidad obligada deben responder por el cumplimiento regulatorio durante una fiscalización.
Por ello, es imprescindible:
✔ realizar auditorías internas cada mes o cada trimestre que verifiquen:
• que toda la dotación se encuentre acreditada y vigente,
• el estado y funcionamiento de los medios tecnológicos,
• el cumplimiento de las exigencias operativas del D.S. 209,
• y la coherencia entre lo pactado en el contrato y lo que realmente se ejecuta en terreno.
Esto permite corregir desviaciones antes de que las detecte la autoridad fiscalizadora.
4. Supervisión estricta de vigencias y renovaciones
(Ley 21.659, art. 15–17 y 30)
La ley permite aplicar multas o suspender servicios si:
• un guardia o vigilante trabaja sin acreditación válida,
• o si la empresa opera sin una autorización renovada.
Para prevenir estas situaciones se debe:
✔ implementar un sistema de avisos o alertas que controle la fecha de expiración de:
• credenciales OS10,
• autorizaciones entregadas por Carabineros,
• pólizas o seguros asociados,
• contratos de prestación de servicios.
5. Procedimientos operativos uniformes y verificables
(Ley 21.659, art. 22)
La normativa exige que la ejecución del servicio se ajuste a protocolos formales.
Por ello, es necesario:
✔ mantener procedimientos escritos y aplicados de manera real en la operación, tales como:
• libro de novedades,
• registros de relevos y dotación,
• bitácoras de rondas,
• protocolos de emergencia,
• respaldos de supervisión.
Toda esta documentación debe estar disponible para Carabineros cuando se realice la fiscalización.
6. Coordinación activa y permanente con la entidad obligada
(Ley 21.659, art. 10)
La normativa señala que la responsabilidad del cumplimiento recae tanto en la empresa de seguridad como en la instalación protegida.
Por ello se recomienda:
✔ establecer canales formales de coordinación que permitan:
• informar cambios en el servicio,
• actualizar los documentos de la instalación,
• preparar revisiones en conjunto,
• ordenar la entrega de información y accesos para fiscalización.
7. Protocolo interno de actuación frente a una fiscalización
(Ley 21.659, art. 27)
El artículo 27 exige proporcionar colaboración y facilitar la información requerida por la autoridad.
Para esto, la empresa debe:
✔ elaborar y difundir un plan que defina:
• quién recibe al fiscalizador,
• qué documentación se entrega inicialmente,
• qué hacer si un documento no está disponible,
• cómo registrar observaciones,
• y cómo escalar la situación a supervisión o casa matriz.
Esto garantiza una respuesta ordenada, rápida y profesional.
Conclusión
Para cumplir adecuadamente con la Ley 21.659 y el D.S. 209, las empresas deben reforzar mecanismos como:
• administración documental,
• capacitación continua,
• auditorías internas,
• control de vencimientos y habilitaciones,
• estandarización de protocolos operativos,
• coordinación con la instalación,
• y un plan claro de respuesta en fiscalizaciones.
El fortalecimiento de estos procesos permite evitar sanciones, mejorar la calidad del servicio y demostrar un nivel de profesionalismo acorde con las exigencias normativas actuales.
