Para asegurar el cumplimiento de los requisitos ante una fiscalización, las empresas de transporte de valores deben fortalecer diversos mecanismos internos orientados al control documental, la supervisión operativa y la comunicación con la autoridad, en coherencia con lo dispuesto en la Ley N° 21.659 y el D.S. N° 209.
En primer lugar, es esencial implementar un sistema de gestión de acreditaciones, que permita verificar periódicamente la vigencia de las credenciales del personal. El Artículo 18 de la Ley N° 21.659 establece que toda persona que desempeñe funciones de seguridad privada debe contar con acreditación vigente otorgada por la autoridad competente. En el caso presentado, la presencia de dos vigilantes sin credencial actualizada constituye una infracción directa y prevenible mediante controles internos regulares, alertas automáticas de vencimiento y auditorías internas.
Asimismo, la empresa debe reforzar los mecanismos de registro, documentación y comunicación obligatoria con la autoridad, especialmente respecto de bitácoras de servicio y reportes. El D.S. N° 209, en sus disposiciones sobre obligaciones operativas y administrativas, exige mantener información veraz, actualizada y disponible para la fiscalización. La falta de registros o su deficiencia no solo revela desorden interno, sino que puede configurar infracciones graves, dado que estos documentos son esenciales para demostrar el cumplimiento operativo.
Por otro lado, resulta crítico mejorar los procedimientos de respuesta oportuna a requerimientos durante la fiscalización. El Artículo 14 de la Ley N° 21.659 obliga a los fiscalizados a colaborar, entregar antecedentes y no entorpecer el proceso. No responder dentro de los plazos o entregar información incompleta puede agravar las sanciones y generar desconfianza de la autoridad.
Finalmente, se recomienda robustecer programas de capacitación continua, designar un encargado de cumplimiento normativo, y establecer protocolos que aseguren trazabilidad documental y supervisión efectiva. Estos mecanismos permiten anticipar incumplimientos, corregir desviaciones y garantizar que la empresa esté preparada para cualquier fiscalización, fortaleciendo así la confianza institucional y la seguridad en sus operaciones.
